QUY ĐỊNH

Chế độ làm việc của Phòng Giáo dục Trung học

 

I. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

Quy định này được áp dụng đối với công chức, viên chức đang công tác tại Phòng Giáo dục Trung học.

II. NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC

Phòng Giáo dục Trung học làm việc theo chế độ thủ trưởng trên cơ sở bàn bạc, thống nhất của tập thể về những nhiệm vụ được giao.

- Chuyên viên,viên chức chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Phòng phụ trách trực tiếp về nhiệm vụ được phân công.

- Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công.

- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở về toàn bộ hoạt động của Phòng.

III. NỘI QUY LÀM VIỆC

1. Thời gian làm việc, nghỉ phép theo chế độ

1.1. Thời gian làm việc

- Làm việc 8 giờ/ngày; 40 giờ/tuần.

- Buổi sáng: Từ 7 giờ 00 đến 11 giờ 00.

- Buổi chiều: Từ 13 giờ 00 đến 17 giờ 00.

Lưu ý: Khi có công tác đột xuất hoặc công việc do Lãnh đạo Sở, Trưởng phòng phân công, các thành viên có thể thực hiện nhiệm vụ ngoài thời gian quy định.

1.2. Nghỉ phép

- 01 ngày: Trưởng phòng quyết định;

- Từ 02 ngày trở lên: Lãnh đạo Sở quyết định thông qua Phòng Tổ chức Cán bộ. Quy trình như sau:

+ Người nghỉ phép làm đơn theo mẫu.

+ Trưởng phòng xác nhận.

+ Gửi đơn đã được xác nhận đến Phòng Tổ chức Cán bộ. Khi đơn đã được Lãnh đạo Sở phê duyệt, người nghỉ phép được nghỉ.

- Ngoài ra, hàng năm công chức, viên chức được hưởng chế độ nghỉ phép theo quy định của Luật công chức, viên chức hiện hành.

Lưu ý:

- Những trường hợp vắng, trễ (đột xuất) các thành viên phải báo cáo lãnh đạo phòng.

- Tùy theo yêu cầu của từng công việc, thời gian làm việc có thể thay đổi nhằm bảo đảm tiến độ và hiệu quả công việc.

2. Sử dụng mạng Internet

2.1. Hộp thư điện tử của Phòng Giáo dục Trung học

- Hộp thư điện tử của Phòng (phonggdtrh.socantho@moet.edu.vn) do Lãnh đạo phòng và thư ký giữ mật khẩu, quản lí hộp thư.

- Trách nhiệm của các thành viên quản lí hộp thư: Khi kiểm tra hộp thư điện tử, thành viên phải có trách nhiệm chuyển thông tin đến các thành viên/phòng ban có liên quan kịp thời và báo cáo Trưởng phòng. Trường hợp thông tin quan trọng, phải xin ý kiến Trưởng phòng trước khi xử lí thông tin. Gửi đến các thành viên của Phòng những vấn đề chung (lịch công tác tuần, kết luận của Giám đốc, lịch trực đêm,…).

- Việc gửi văn bản, thông tin đến các đơn vị: Tất cả văn bản, thông tin có liên quan đến việc chỉ đạo, điều hành thuộc lĩnh vực được phân công của chuyên viên phải được sự thống nhất của Trưởng phòng trước khi thành viên quản lí hộp thư gửi đến các đơn vị.

- Việc gửi hướng dẫn chấm/đáp án các môn của các kỳ kiểm tra/thi: Thư ký Phòng chịu trách nhiệm gửi một lần, sau 15 phút khi kết thúc môn kiểm tra/thi cuối cùng. Lãnh đạo Phòng phụ trách có nhiệm vụ kiểm tra trước khi gửi.

* Lưu ý: Tất cả thông tin cần tính bảo mật thì nội dung thông tin được lưu trữ (dưới dạng tập tin) đính kèm phải được cài đặt mật khẩu trước khi chuyển đến các đơn vị, không gửi tập tin đã được lưu trữ cần bảo mật và mật khẩu cùng lúc (mật khẩu gửi riêng).

2.2. Hộp thư công vụ của cá nhân

- Mọi thành viên phải sử dụng hộp thư điện tử công vụ (tên miền: ...@cantho.edu.vn; …@moet.edu.vn; …@cantho.gov.vn), thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử để nhận và thực hiện nhiệm vụ được phân công.

- Không sử dụng hộp thư công vụ vào việc riêng.

- Chỉ được sử dụng hộp thư công vụ gửi thông tin đến các đơn vị khi được sự thống nhất của lãnh đạo phòng.

2.3. Tài khoản hồ sơ công việc

Tất cả các thành viên phải thường xuyên cập nhật, kiểm tra và xử lí công việc được phân công thông qua tài khoản hồ sơ công việc. Bảo đảm công việc được thực hiện đúng tiến độ và hiệu quả.

2.4. Trang Trường học kết nối

- Tất cả các thành viên phải sử dụng thành thạo Trang mạng Trường học kết nối, có khả năng hướng dẫn giáo viên bộ môn thực hiện có hiệu quả Trang mạng Trường học kết nối về sinh hoạt chuyên môn, hướng dẫn học sinh tự học, kiểm tra, đánh giá, tham gia các cuộc thi, tập huấn trực tuyến,… thông qua Trang Trường học kết nối.

- Tăng cường việc chỉ đạo, điều hành, trao đổi với giáo viên bộ môn thông qua Trang Trường học kết nối.

- Tất cả các đề kiểm tra/thi (hướng dẫn chấm/đáp án kèm theo) phải được gửi lên trang Trường học kết nối:

+ Các thành viên phụ trách môn học có trách nhiệm gửi đề, đáp án/hướng dẫn chấm của các kỳ kiểm tra/thi cho thư ký phòng chậm nhất 1 tuần sau khi kết thúc kỳ kiểm tra/thi.

+ Thư ký phòng có trách nhiệm đăng các đề kiểm tra/thi và hướng dẫn chấm/đáp án các môn lên trang Trường học kết nối chậm nhất 2 tuần sau khi kết thúc kỳ kiểm tra/thi.

- Thư ký phòng đưa lên Trang mạng này các văn bản (tập tin dạng Word) do Phòng Giáo dục Trung học tham mưu ban hành.

2.5. Phần mềm hệ thống SMAS

 Lãnh đạo phụ trách và chuyên viên phụ trách lĩnh vực công nghệ thông tin của Phòng có trách nhiệm:

- Quản lí, theo dõi, rà soát, đối chiếu, phối hợp với nhà cung cấp phần mềm cập nhật kịp thời những vấn đề phát sinh, tồn tại của phần mềm, hướng dẫn, giải đáp thỏa đáng những thắc mắc về các vấn đề có liên quan đến các đơn vị.

- Đề xuất, kiến nghị với Trưởng phòng những vấn đề phát sinh vượt quá trách nhiệm được phân công.

- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện của cơ sở giáo dục.

2.6. Hệ thống phòng học trực tuyến Edumeet

Các thành viên nghiên cứu học tập và sử dụng hệ thống trực tuyến vào công tác chuyên môn: sinh hoạt chuyên môn, dự giờ, tổ chức tập huấn, Hội thảo, Hội nghị,…

2.7. Cổng thông tin điện tử/Trang web của phòng

- Các thành viên tích cực truy cập và đăng bài lên cổng thông tin điện tử của Sở Giáo dục và Đào tạo (văn bản hướng dẫn nhiệm vụ, đề thi/kiểm tra, các tài liệu, hình ảnh hoạt động của bộ môn,…).

- Chuyên viên phụ trách công nghệ thông tin của phòng hỗ trợ, hướng dẫn các thành viên khác sử dụng.

- Lãnh đạo phụ trách chỉ đạo thực hiện hiệu quả trang này.

3. Lưu trữ công văn, hồ sơ công việc

Mọi thành viên đều phải có trách nhiệm xử lí, lưu trữ công văn kịp thời, đúng quy định.

3.1. Thư ký phòng

- Lưu trữ bản số hóa văn bản đã được ban hành và văn bản dưới dạng tập tin theo dạng word đối với tất cả các văn bản ban hành thuộc lĩnh vực được phân công.

- Gửi các văn bản có liên quan việc chỉ đạo, điều hành đến các đơn vị thông qua hộp thư điện tử của Phòng và trang Trường học kết nối.

3.2. Các thành viên

- Sau khi văn bản được biên soạn hoàn chỉnh, các thành viên gửi Thư ký phòng bản giấy để số hóa cùng với văn bản dưới dạng tập tin theo dạng word để được ban hành và lưu trữ theo quy định. Các thành viên phân loại các văn bản đã ban hành để lưu trữ theo đúng quy định về thời hạn lưu trữ các loại hồ sơ ngành giáo dục.

* Lưu ý:

+ Các thành viên gửi tất cả các văn bản đã được ban hành dưới dạng tập tin theo dạng word đến địa chỉ: congvangdtrh@gmail.com (mật khẩu của hộp thư do Trưởng phòng và Thư ký phòng quản lí);

+ Cách đặt tên văn bản dưới dạng tập tin dạng word:

Năm.Loại văn bảnSố văn bảnTrích yếu nội dung.docx.

Ví dụ: 19.KH 2444 xaydungnganhangcauhoi.docx

+ Cách đặt tên chủ đề: Loại văn bản Số văn bản Ngày ban hành Trích yếu nội dung

Ví dụ: Kế hoạch 2444/KH-SGDĐT ngày 24/9/2019 về việc xây dng ngân hàng câu hỏi.

- Đối với từng nhiệm vụ được giao/ lĩnh vực phụ trách phải lưu đầy đủ các loại hồ sơ theo quy định. Hồ sơ gồm:

+ Văn bản chỉ đạo của cấp trên;

+ Văn bản chỉ đạo, tổ chức, hướng dẫn do phòng tham mưu ban hành.

+ Các loại biên bản, hồ sơ liên quan;

+ Kết quả thực hiện nhiệm vụ.

+ Các hình ảnh, đoạn phim, tư liệu liên quan đến thực hiện nhiệm vụ (lưu cá nhân).

3.3. Công chức phụ trách lưu trữ

- Lập danh mục hồ sơ lưu và lưu các loại hồ sơ đúng quy định.

- Kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở các thành viên thực hiện việc lưu trữ. Thường xuyên báo cáo Trưởng phòng việc lưu hồ sơ của Phòng Giáo dục Trung học.

- Tổ chức hủy các loại hồ sơ sau khi hết thời hạn lưu trữ.

4. Làm việc với giáo viên, với đơn vị

Làm việc trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản của ngành có liên quan và còn hiệu lực.

- Chỉ thực hiện nhiệm vụ theo phân công, không tự ý làm việc riêng với trường, với giáo viên về những vấn đề có liên quan đến chỉ đạo, điều hành về chuyên môn.

- Khi làm việc với giáo viên, với trường cần tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ rõ những tồn tại, đề xuất giải pháp hợp lí nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả nhiệm vụ được phân công. Tôn trọng các ý kiến đóng góp của giáo viên, của đơn vị, tuyệt đối không áp đặt trong chỉ đạo, điều hành về nhiệm vụ được phân công. Tất cả các chỉ đạo chuyên môn (nếu có) phải căn cứ trên các văn bản quy định hiện hành.

- Thông tin, báo cáo kịp thời với Trưởng phòng về những ý kiến, đề xuất, kiến nghị của giáo viên, của đơn vị về những vấn đề vượt khỏi thẩm quyền giải quyết được phân công.

- Khi làm việc với đơn vị phải có nội dung cụ thể, làm việc theo đoàn (từ 02 người trở lên, trừ trường hợp đặc biệt), có ghi biên bản làm việc. Sau khi làm việc phải báo cáo kết quả cho Trưởng phòng.

5. Chế độ báo cáo khi dự hội nghị, hội thảo; kiểm tra cơ sở

- Khi dự/tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn: Báo cáo lãnh đạo Sở, Phòng về những nội dung có liên quan (mục tiêu, nội dung, đánh giá kết quả và tham mưu, đề xuất phương án/giải pháp thực hiện nhiệm vụ tiếp theo).

- Khi kiểm tra cơ sở: Báo cáo lãnh đạo Sở, lãnh đạo Phòng những việc nhà trường, tổ chuyên môn, giáo viên đã làm được và chưa làm được về thực hiện quy chế chuyên môn; từ đó có những đề xuất, kiến nghị để phát huy ưu điểm, khắc phục thiếu sót, hạn chế.

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức phúc tra các cơ sở giáo dục.

6. Kỷ luật phát ngôn

- Đối với báo chí: Thực hiện theo Nghị định 09/2017/NĐ-CP ngày 09 tháng 02 năm 2017 của Chính phủ Quy định chi tiết việc phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí của các cơ quan hành chính nhà nước.

- Khi trao đổi, chia sẻ với các thành viên cùng phòng, với các phòng chức năng thuộc Sở, với các đơn vị trường học: Luôn hợp tác vì sự tiến bộ chung và phải tôn trọng sự thật.

7. Sử dụng trang thiết bị

- Trang thiết bị, máy móc là tài sản chung của cơ quan.

- Trưởng phòng bố trí sử dụng thiết bị cho các công việc khi cần thiết.

- Các thành viên sử dụng trang thiết bị (máy in, máy photo, laptop, máy chụp hình, quay phim,...) đúng mục đích, phục vụ công việc chung của phòng, của cơ quan.

8. Chế độ hội, họp

- Dự họp phòng định kỳ: Theo thông báo (mỗi tháng 01 lần).

- Lãnh đạo Phòng tham gia đầy đủ các cuộc họp do Lãnh đạo Sở chủ trì (đúng thời gian, địa điểm, thành phần và chuẩn bị nội dung). Khi có yêu cầu của Lãnh đạo Sở, lãnh đạo Phòng cần phải họp đột xuất, các thành viên thu xếp công việc để dự họp đầy đủ.

- Trong các buổi họp, cần đưa ra các ý kiến với tinh thần đoàn kết, xây dựng; đề xuất các giải pháp để công việc được thực hiện chất lượng, hiệu quả hơn. Đình kỳ trong các lần họp phòng, các thành viên tự kiểm điểm trách nhiệm đối với công việc được giao.

- Các thành viên căn cứ nhiệm vụ được giao, báo cáo kết quả thực hiện hàng tháng (nội dung, tiến độ, ưu điểm, hạn chế, kết quả, giải pháp, đề xuất,..).

9. Công tác thi đua

- Đăng kí thi đua theo yêu cầu của bộ phận thi đua.

- Xây dựng tiêu chí đánh giá của các thành viên cụ thể và bình xét thi đua hàng năm phù hợp với tiêu chí đề ra của Phòng, của Sở.

- Xây dựng tiêu chí thi đua để xét thi đua của các đơn vị.

10. Công tác phối hợp, truyền thông

- Các thành viên có trách nhiệm phối hợp nhịp nhàng, hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ được giao; nghiên cứu, góp ý một cách nghiêm túc dự thảo các loại văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức,… liên quan đến các nhiệm vụ giáo dục trung học.

- Nắm rõ và tuyên truyền các thông tin về hoạt động của Phòng đến các cá nhân, tổ chức có liên quan.

- Trong các đợt tập huấn: Cần tuyên truyền các hoạt động của Phòng đến từng tổ chuyên môn, đến giáo viên để thực hiện tốt các hoạt động đã đề ra.

- Lãnh đạo phòng phụ trách trực tiếp thường xuyên sâu sát, nhắc nhở chuyên viên thực hiện công việc đúng tiến độ.

- Chuyên viên, viên chức được phân công thực hiện nhiệm vụ phải luôn chủ động, sáng tạo trong công việc, bảo đảm thực hiện nhiệm vụ đạt hiệu quả và hoàn thành đúng thời gian quy định.

11. Tham dự tập huấn

11.1. Khi có yêu cầu/ triệu tập dự các lớp tập huấn, chuyên viên phụ trách thực hiện quy trình sau:

- Nghiên cứu văn bản;

- Tham mưu lãnh đạo phòng lập dự thảo đề nghị danh sách dự tập huấn trình Trưởng phòng xác nhận (theo mẫu);

- Trưởng phòng tham mưu Lãnh đạo Sở quyết định;

- Chuyên viên phụ trách chuyển danh sách đã được phê duyệt đến Phòng Tổ chức Cán bộ tham mưu ra quyết định dự tập huấn đồng thời gửi bản mềm đến Ban tổ chức lớp tập huấn (bảo đảm đúng thời gian quy định);

- Khi có quyết định dự tập huấn, chuyên viên phụ trách tham mưu triển khai quyết định đến các thành viên có liên quan.

11.2. Sau khi tập huấn

Chuyên viên phụ trách có nhiệm vụ sau:

- Báo cáo kết quả tập huấn cho lãnh đạo phòng phụ trách và thư ký phòng.

- Tham mưu lãnh đạo phòng các giải pháp thực hiện các nội dung có liên quan, tổ chức tập huấn lại cho địa phương,…

12. Tổ chức tập huấn cho các đơn vị

Khi có yêu cầu tổ chức tập huấn tại địa phương (các đơn vị), chuyên viên phụ trách thực hiện quy trình sau:

12.1. Xây dựng kế hoạch, dự thảo văn bản triển khai, dự trù kinh phí tập huấn trình lãnh đạo Phòng phụ trách xem xét, chỉ đạo.

12.2. Trình Trưởng phòng xem xét, phê duyệt kế hoạch, kinh phí,…

12.3. Trình và minh chứng cho Trưởng phòng các nội dung sau:

- Nội dung, thời gian tập huấn chi tiết, hình thức tổ chức tập huấn;

- Tài liệu tập huấn;

- Báo cáo viên của từng chuyên đề tập huấn;

- Bài báo cáo của các báo cáo viên.

Lưu ý: Nếu có thay đổi bất thường liên quan đến tập huấn (nội dung, báo cáo viên, thời gian,...) thì chuyên viên phụ  trách báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Trưởng phòng (Phó Trưởng phòng phụ trách) để giải quyết.

12.4. Trong mỗi đợt tập huấn phải có một báo cáo viên là lãnh đạo Phòng.

12.5. Báo cáo, đánh giá kết quả của đợt tập huấn.

13. Đăng ký lịch tuần/báo cáo công tác tuần

- Các công tác chung của Sở GD&ĐT do Trưởng phòng chỉ đạo thư ký phòng đăng ký lịch với Văn phòng Sở.

- Các thành viên của phòng, tùy từng nhiệm vụ cụ thể, xin ý kiến Trưởng phòng, báo cáo lịch công tác tuần (qua hộp thư điện tử hoặc Zalo) cho Thư ký phòng để đăng ký lịch công tác.

- Thư ký tổng hợp lịch tuần của Phòng báo cáo qua Trưởng phòng, trình Phó Giám đốc phụ trách phê duyệt trước khi gửi Văn phòng Sở.

14. Soạn thảo văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức

Mỗi thành viên của Phòng Giáo dục Trung học đều có trách nhiệm soạn thảo văn bản theo yêu cầu, nhiệm vụ được phân công. Quy trình soạn thảo văn bản như sau:

- Thành viên phụ trách căn cứ vào công văn chỉ đạo, nhiệm vụ được giao soạn thảo loại văn bản phù hợp (bản dự thảo).

- Trình bản dự thảo cho lãnh đạo phòng xem xét, chỉnh sửa, bổ sung.

- Trình văn bản đã được lãnh đạo phòng điều chỉnh cho Văn phòng thẩm định.

- Trưởng phòng trình văn bản đã được Văn phòng thẩm định đến Lãnh đạo Sở ký, phê duyệt.

- Thành viên phụ trách lấy số văn bản trên bản giấy, chuyển tập tin văn bản dạng word lên phần mềm và lưu văn bản theo quy định. Lưu ý theo dõi việc triển khai văn bản đến các đơn vị trực thuộc.

15. Công tác tham mưu

Mỗi chuyên viên, viên chức phụ trách, lãnh đạo phòng căn cứ vào nhiệm vụ được giao thực hiện tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo trực tiếp, cụ thể như sau:

- Mỗi công việc tham mưu, đề xuất ít nhất hai phương án giải quyết.

- Phân tích những ưu điểm, hạn chế, mức độ tác động/ảnh hưởng của từng phương án.

- Chủ động đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến công việc hiện tại, cải tiến phương pháp quản lý nhằm nâng cao hiệu quả công tác.

16. Thực hiện cải cách hành chính

- Thực hiện tốt công tác cải cách hành chính, bảo đảm thực hiện nhiệm vụ đúng quy trình, đúng tiến độ.

- Thực hiện nhiệm vụ trên cơ sở quy định của pháp luật, căn cứ vào các quy định hiện hành.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

- Tất cả công chức, viên chức thuộc Phòng Giáo dục Trung học thực hiện nghiêm túc Quy định này. Trong quá trình thực hiện, nếu có nội dung không còn phù hợp cần đề xuất sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung kịp thì Trưởng phòng tổ chức và chủ trì họp để thống nhất điều chỉnh, bổ sung.

- Cá nhân thực hiện tốt sẽ được đề xuất khen thưởng theo quy định. Các hình thức vi phạm tùy theo mức độ, Phòng Giáo dục Trung học báo cáo Lãnh đạo Sở xem xét, xử lí theo quy định hiện hành./.                                                           

                                                            

 

TM. PHÒNG GIÁO DỤC TRUNG HỌC

Phó Trưởng phòng

 

(đã ký)

 

 

 

Nguyễn Hữu Nghĩa

 

DUYỆT CỦA LÃNH ĐẠO SỞ

PHÓ GIÁM ĐỐC

 

(đã ký và đóng dấu)

 

 

Nguyễn Phúc Tăng